Slik fungerer Mios BPA
Alle våre kunder følger en fastlagt prosess som vi kaller «Mio BPAs kundereise». Den beskriver milepælene i ditt forhold til Mio, fra søknad skrives og kommunalt vedtak fattes, via leverandørvalg, forventningsavklaring, arbeidslederopplæring og rekruttering av assistenter, til drift, rutinemessige evalueringer og justeringer:
Søknad
Alle BPA-ordninger starter med en BPA-søknad. Det er hjemkommunen din som avgjør hvor mange timer assistanse du skal få, basert på en behovsvurdering. En god søknad øker sjansene for å få en realistisk behovsvurdering og dermed et riktig vedtak.
Søknadsprosessen starter med en behovskartlegging, hvor du og BPA-rådgiveren din setter dere ned sammen og beskriver assistansebehovet ditt så detaljert som mulig. Våre rådgivere har bistått i flere hundre søknadsprosesser, og vet hvordan en god søknad bør utformes og hva som bør vektlegges for at du skal få det vedtaket som er riktig for deg.
Tildeling av BPA-koordinator
Mens du venter på at kommunen skal behandle søknaden din, avtaler vi et møte mellom deg, BPA-rådgiveren din og den som skal være koordinator i ordningen . Her får du mulighet til å bli litt kjent med koordinatoren din, og du får svar på alt det praktiske du lurer på. Koordinatoren får samtidig et innblikk i dine ønsker, behov og preferanser, slik at dere sammen blir enige om en plan for det videre arbeidet.
Vedtak
Saksbehandlingstiden på BPA-vedtak varierer veldig. Noen kommuner fatter vedtak i løpet av et par uker, andre bruker måneder. I snitt er saksbehandlingstiden seks til åtte uker fra søknadsinnlevering.
Når kommunen har fattet et vedtak, sendes dette til deg per post. Et vedtak gis som et visst antall assiststansetimer pr. uke, men hos Mio kan du fritt spare opp timer gjennom året til bruk senere, forutsatt at alle timer er forbrukt innen utgangen av året. Det går m.a.o. fint å spare opp timer til for eksempel reiser, høytider eller annet.
Vedtaket setter rammene for BPA-ordningen din og er «startskuddet» for selve igangsettelsen av ordningen.
Oppstartsmøte
Med vedtaket ditt på plass, kan vi starte resten av prosessen. Aller først gjennomfører vi et oppstartsmøte med deg, din koordinator og din BPA-rådgiver, for å sikre at all nødvendig informasjon er på plass og alt er klart til oppstart. Vi reviderer planen vi laget i møtet tidligere i prosessen, og gjør eventuelle endringer og tilpasninger, om det skulle være behov for dette. Trepartskontrakten (mellom deg, Mio BPA og kommunen) signeres.
Arbeidslederopplæring
Nøkkelen til en god BPA-ordning er god arbeidsledelse, og nøkkelen til god arbeidsledelse er god arbeidslederopplæring. Arbeidslederopplæringen i Mio er organisert i fem moduler, hver med sitt tema, som til sammen dekker alt det du må kunne for å lede og drifte ordningen din på en god måte. Opplæringen kan gjennomføres som e-læring, og som webinar. Det er også mulig å avtale fysisk kursing.
Assistentrekruttering
Uten assistenter, ingen assistanse. Vi bistår deg med å skrive en stillingsutlysning som sikrer at søkerne har den kompetansen du er ute etter, og at du får et tilstrekkelig antall assistenter i forhold til ditt behov. Vi bistår også i intervjuprosessen, og tar oss av det praktiske, som referansesjekk, politiattester, ansettelseskontrakt og lignende. Assistentene dine blir ansatt i Mio BPA, men de skal jobbe for deg, i din ordning, så vi forventer at du selv deltar i utvelgelsen. Vi har en egen rekrutteringsportal som gjør det superenkelt å utlyse stillinger, ha oppdatert oversikt over aktuelle kandidater, vurdere søknader og følge rekrutteringsløpet fra a til å.
Assistentopplæring
Å få på plass assistentene er bare halve jobben. Den andre halvparten er å sørge for at de kan det de må kunne for å gi deg den assistansen du trenger og ønsker. Assistentopplæringen følger et lignende modulsystem som arbeidslederopplæringen din. Den siste av disse modulene er praktisk, og gjennomføres hjemme hos deg. Assistansen skal skreddersys til dine ønsker og behov, og siden det er du som best kjenner disse, er det også naturlig at du står for opplæringen her. Koordinator bistår selvfølgelig, om du ønsker det.
I tillegg til den ordinære assistentopplæringen tilbyr vi også tilpassede kurs for assistenter som skal jobbe i ordninger med behov for spesialkompetanse, som for eksempel respiratorkurs, kurs i tegn til tale eller lignende. Disse kursene holdes av sertifisert personell, og avtales individuelt ved behov.
Drift av BPA-ordningen
Nå er du klar til å sette i gang på ordentlig. Du vet hva du skal gjøre som arbeidsleder, assistentene vet hva de skal assistere deg med, og hvordan du ønsker arbeidet utført. BPA-koordinatoren din sørger for at alle formalia er på plass, og at ting er klart til en god oppstart. Er det noe du lurer på, er koordinatoren din aldri lenger unna enn en telefon eller epost. Koordinatoren din vil også gi deg tett oppfølging til vi er sikre på at alt fungerer slik det skal. Koordinatorene har videre egne «årshjul» som sikrer at du får ekstra oppfølging i forbindelse med ferieavvikling, timerapportering, årsavslutning og annet.
Oppfølging og veiledning
Vi gjennomfører en årlig kundetilfredshetsundersøkelse blant alle våre arbeidsledere for å sikre at vi leverer BPA-tjenester etter intensjonen, og med tilfredsstillende resultat for deg som vedtakseier. I tillegg gjennomføres en årlig vernerunde, medarbeidersamtaler og lignende. Sammen evaluerer vi ordningen din fortløpende, og vurderer eventuelle behov for ytterligere opplæring og videre veiledning.
Om assistansebehovet ditt skulle endre seg bistår vi med å skrive ny søknad til kommunen. Du beholder det gamle vedtaket til nytt vedtak foreligger. Saksbehandlingstiden hos kommunen er som regel den samme som ved den opprinnelige søknaden, men resten av prosessen går normalt mye raskere.